Meilenstein


Im Rahmen des ProjektmanagementsKeine Zugangsberechtigung sind Meilensteine ein alt-bewährtes, effizientes und unverzichtbares Werkzeug für die Projektplanung und Projektdurchführung. Im Sinne einer Meilensteinplanung nach DIN 69 900 ist ein Meilenstein ein "Ereignis besonderer Bedeutung" im Verlauf eines Projekts. Für den Projektleiter und alle Beteiligten sind Meilensteine terminierte Kontrollpunkte zur Messung des Projektfortschritts.

Allerdings setzt dieses einfache Werkzeug einige Randbedingungen voraus, die selbst in allgemein akzeptierter Fachliteratur unter den Tisch gekehrt werden.

Meilensteine haben Prüfkriterien und Konsequenzen. Darauf gehe ich in diesem kurzen Atikel genauer ein.


Prüfkriterien - it's binary!


Ein Meilenstein gilt entweder als erfüllt oder nicht erfüllt. Diskussionen um Grauzonen sind Ablenkungsmanöver von der tatsächlichen Situation. Ggf. wurden die Meilensteine zu unpräzise (schwammig) formuliert. Die Diskussion um erfüllt, nicht erfüllt oder teilweise erfüllt ist ein Anzeichen für unpräzise Formulierung von Meilenstein-Kriterien. Ein Meilenstein braucht ein Prüfkriterium anhand dessen die Erfüllung (ja/nein) geprüft werden kann. Holen sie das nach, lieber zu spät als nie. Formulieren sie Kriterien, die eine Antwort wie ja oder nein zulassen. Können alle Fragen mit einem JA beantwortet werden, dann ist ein Meilenstein erfüllt.

"ist das Modul XY implementiert, vollständig getestet und freigegeben? Die Dokumente A, B, C... mit Unterschriften der Verantwortlichen liegen vor."

Dieses Kriterium lässt sich mit Ja oder Nein beantworten...


Noch ein kleines Add-On: Meilensteine sind als Zwischenziele zu verstehen. Wenn man möchte, kann man auch diese Ziele anhand der SMART-Kriterien formulieren.



Meilensteine sind aber auch Entscheidungspunkte


Meilensteine sind mächtige Steuerwerkzeuge im Projekt und ein Orientierungspunkt für alle beteiligten Projektpartner. Gute Prüfkriterien sind die halbe Miete. Es geht noch einen wichtigen Schritt weiter. Meilensteine sind ein Steuerinstrument! Sie besagen auch, was passiert, wenn mal etwa nicht zeitig erreicht. Und das gibt es wie das Amen in der Kirche.

In der Fachliteratur wird oft dieser wichtiger Aspekt der Meilensteine unterschlagen.

Was tun, wenn ein Meilenstein nicht erfüllt wird?

Egal wie viele Jahre ein Projekt dauert und wie schwierig ein Projekt ist, ein guter Projektleiter wird sich zu jedem Meilenstein einen Plan zurechtlegen und diesen auch kommunizieren. Er wir definieren was passieren wird, wenn einen Meilenstein nicht erreichen wird. Der Plan B! Kurz am Rande: Ein sehr guter Projektleiter wird sich überlegen, was er tun wird, wenn Plan B aus unerwarteten gründen zum Meilenstein nicht anwendbar ist. Aber das nur am Rande - kommen wir zum Plan B zurück.

Was tun, wenn wenn der Meilenstein nicht erreicht wird?

Die Maßnahmen müssen klar zu jedem Meilenstein formuliert werden und sind Teil der Projektplanung!

Beispiele für Maßnahmen bei nicht fristgerechter Erreichung von Meilensteinen:


Checkliste




Beispiele


NrDatumMeilensteintitelPrüfkriteriumEntscheidung bei Nichterfüllung
111.11.2011Gehäuseentwurf fertiggestelltKonstruktionspläne für das Gehäuse liegen vor und sind von .. freigegeben worden. Arbeitspaket 3.4 wird wiederholt. Projektlaufzeit verlängert sich um X Wochen.
212.12.2012 Der Test der Steuereinheit 212 entsprechend der Testspezifikation T34 wurde durchgeführt. Testbericht liegt vor. Test war erfolgreich. Eigenentwicklung "Steuereinheit 212" durch ein zugekauftes Systems des Herstellers XY ersetzen und damit weitermachen.
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Wie viele Meilensteine braucht ein Projekt?


Das kommt darauf an. Ja, ich habe solche Antworten auch gern. Auf was genau kommt es also an? Das kommt im Grunde darauf an wie viel sie Planen wollen/können und mit wem Sie letztendlich zusammenarbeiten. Letztendlich gibt es in den Meisten Projekten ein Paar entscheidende Punkte. Diese sind dort,

meistens wird schon am Anfang des Projektes geschludert. Legen sie auf jeden Fall ein Paar Meilensteine am Anfang. Damit die Arbeit zeitig Beginnt. Klar, die Anforderungen werden ermittelt und die Spezifikation wird erstellt. Warum dauern diese Arbeitspakete dann immer länger als geplant? Weil niemand rechtzeitig prüft, ob sich die Mühlen schon in Bewegung gesetzt haben.

Fazit: Viele Meilensteine müssen es nicht sein. Aber wenn ein Projekt nur einen Meilenstein pro Jahr hat, dann ist das schon sehr wenig. Auf der anderen Seite ist es auch seltsam, wenn drei Meilensteine zeitlich übereinander liegen.


Schlusswort


Ein Projektleiter trägt die Verantwortung für viel Geld, die geleistete Arbeit der Kollegen und den Projekterfolg. Es ist ein Naturgesetz, dass ein Plan A nicht funktioniert. Ein PL muss dafür Sorge tragen, dass Alternativpläne existieren, wenn etwas schief geht. Wenn ihre Meilensteine unklare Prüfkriterien haben oder wenn es keine Konsequenzen bei nicht Erreichung von Meilensteinen gibt, dann nutzen sie dieses einfache und effektive Werkzeug der Projektsteuerung schlichtweg nicht und ihr Projekt taumelt wie ein Schiff ohne Steuermann. Sie haben keine Alternativpläne sondern hoffen, dass alles gute geht? Ich hoffe, Sie hoffen das nicht. Legen Sie sich einen Meilensteinplan zu.


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Siehe auch

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