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Meilenstein
Im Rahmen des ProjektManagement Projektmanagements sind Meilensteine ein sehr alt-bewährtes, effizientes und unverzichtbares Werkzeug für die Projektplanung und Projektdurchführung. Im Sinne einer Meilensteinplanung nach DIN 69 900 ist ein Meilenstein ein "Ereignis besonderer Bedeutung" im Verlauf eines Projekts. Für den Projektleiter sind Meilensteine terminierte Kontrollpunkte zur Messung des Projektfortschritts.
Allerdings setzt dieses einfache Werkzeug einige Randbedingungen voraus, die selbst in guter Fachliteratur unter den Tisch gekehrt werden.
It's binary!
Ein Meilenstein gilt entweder als erfüllt oder nicht erfüllt. Diskussionen um Grauzonen sind Ablenkungsmanöver von der tatsächlichen Situation. Ggf. wurden die Meilensteine zu unpräzise (schwammig) formuliert. Die Diskussion um erfüllt, nicht erfüllt oder teilweise erfüllt ist ein Anzeichen für unpräzise Formulierung von Meilenstein-Kriterien. Ein Meilenstein braucht ein Prüfkriterium anhand dessen die Erfüllung (ja/nein) geprüft werden kann. Holen sie das nach, lieber zu spät als nie. Formulieren sie Kriterien, die eine Antwort wie ja oder nein zulassen. Können alle Fragen mit einem JA beantwortet werden, dann ist ein Meilenstein erfüllt.
"ist das Modul XY implementiert, vollständig getestet und freigegeben? Die Dokumente A, B, C... mit Unterschriften der Verantwortlichen liegen vor."
Dieses Kriterium lässt sich mit Ja oder Nein beantworten...
Formulierung von Meilensteinen
Meilensteine sind als Zwischenziele zu verstehen. Ziele sollte generell anhand der SMART-Kriterien formuliert werden.
- Spezifisch
- Messbar
- Akzeptiert
- Realisierbar
- Terminierbar
Entscheidungspunkt
Meilensteine sind mächtige Steuerwekzeuge im Projekt und ein Orientierungspunkt für alle beteiligten Projektpartner. Gute Prüfkriterien sind die halbe Miete. Es geht noch einen wichtigen Schritt weiter.
In der Fachliteratur wird oft ein wichtiger Aspekt der Meilensteine unterschlagen.
Was tun, wenn ein Meilenstein nicht erfüllt wird?
Egal wie viele Jahre ein Projekt dauert und wie schwierig ein Projekt ist, ein guter Projektleiter wird sich zu jedem Meilenstein einen Plan zurechtlegen und diesen auch kommunizieren, was passieren wird, wenn der Projektleiter als Verantwortlicher einen beliebigen Meilenstein nicht erreichen wird. Der Plan B! Oder besser gesagt zumindest einen Plan B sollten sie haben. Kurz am Rande: Ein sehr guter Projektleiter wird sich überlegen, was er tun wird, wenn Plan B aus unerwarteten gründen zum beliebigen Meilenstein nicht anwendbar ist. Aber das nur am Rande - kommen wir zum Plan B zurück.
Was tun, wenn wenn der Meilenstein nicht erreicht wird?
Die Maßnahmen müssen klar zu jedem Meilenstein formuliert werden und sind Teil der Projektplanung!
Beispiele für Maßnahmen bei nicht fristgerechter Erreichung von Meilensteinen:
- Ein Projektabschnitt/Arbeitspaket wird wiederholt. Bei iterativen Prozessen ohnehin vorgegeben. Aber liest man die Iterationen auch aus ihren Projektplan? Bauen sie Iterationen ein! Maßnahme: Meilenstein A nicht erreicht, dann AP x und AP y noch einmal durchführen. Immerhin kalkuliert man nach ihren Projektplan die Zeit. Oft sehe ich Projektpläne die zwar nach iterativen Prozessen abgewickelt werden, aber die Projektpläne sehen nach Wasserfall-Modellen aus, die in der Praxis bei weitem nicht durchführbar sind. Das sit so als ob ein Programmierer ein Programm schreiben würde, welches ein Computer nie so ausführen würde. So wird ihr Projekt nie ablaufen. Planen sie möglcihst realistisch. Achtung: Das Projekt verlängert sich durch Iterationen! Wie viele Iterationen wollen sie sich hier erlauben? Eine, zwei oder mehr? Planen sie gliech Puffer im Projekt ein. Time to market beachten?!
- Auf einen Teil der Funktionalität verzichten/gezielt niedrig priorisierte Anforderungen bei nicht zeitiger Erreichung eines Meilensteis streichen. Es ist jedoch besser auf unwichtige Funktionen zu verzichten, als später auf wichtige verzichten zu müssen. Ein ordetlich priorisierten AnforderungsSpezifikitation Anforderungskatalog könnte hier natürlich eine große Hilfe sein. Meilenstein B nicht erreicht, dann wird Funktion F120, F34 und F133 nicht implementiert. Klar, dem Auftraggeber müssen sie das jetzt erklären, denn immerhin hatte er die Hofnung, das sie das noch schaffen, aber wenigstens ist das Produkt zeitig und zu einem vernünftigen Preis auf dem Markt!
- Projektabbruch! Auch das sollten sie vorsehen; klingt hart, könnte aber ganz motivierend für alle am Projekt beteiligten Verantwortlichen sein, diesen Meilenstein zu erreichen zu wollen. Manchmal macht es aber auch sinn ein Projekt abzubrechen, wenn sich schon am Anfang zeigt, dass die grundlegenden Ziele nicht erreicht werden können. Das ist die Geschichte mit dem Reiten toter Pferde: "Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab." ;) Wenn sie das nicht kenne, empfehle ich Ihnen google Sie es.
Checkliste
- Sind die Prüfkriterien präzise (spezifisch) formuliert und lassen sie damit eine Messung des Projektfortschritts zu? Mit anderen Worten: Ist ganz genau beschrieben, was erfüllt sein muss? Oder: Kann ich als Projektleiter am Tag X den Meilenstein anhand dieses Prüfkriteriums als erreicht oder nicht erreicht deklarieren?
- Gibt es einen Termin (Datum) für den Meilenstein?
- Ist der Meilenstein aus heutiger Sicht realistisch bis zu dem Zeitpunkt erreichbar?
- Ist klar was zu tun ist, wenn der Meilenstein nicht erreicht wird?
Beispiel
Nr | Datum | Meilensteintitel | Prüfkriterium | Entscheidung bei Nichterfüllung |
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1 | 12.12.2012 | Gehäuseentwurf fertiggestellt | Konstruktionspläne für das Gehäuse liegen vor und sind von .. freigegeben worden. | Arbeitspaket 3.4 wird widerholt. Projektlaufzeit verlängert sich um X Wochen. |
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Links
- http://pm-blog.com/2007/05/14/meilensteine-unverzichtbare-orientierungspunkte-im-projekt/
- http://de.wikipedia.org/wiki/Meilensteinplan
Siehe auch