Zeitmanagement



1. Zeitmanagement-Systeme


Ich hätte ihnen wahrscheinlich bis Ende 2014 die Eisenhower-Methode empfohlen. Nach dem Seminar von Tobias Müller von der TMT (UG) habe ich Getting Things DoneKeine Zugangsberechtigung - eine Methode die David Allen entwickelt hat - kennen glernt. Ich habe GTD bei mir konsequent umgesetzt und habe als Tool TracksKeine Zugangsberechtigung eingeführt. Ich bin begeistert und ich dachte, dass mich auf dem Gebiet des Zeitmanagements nicht mehr viel beeindrucken würde. Was mir an GTD besonders gefällt ist die kontextbasierte Einordnung der Aufgaben. Natürlich nicht nur das. Aber es wäre an der Stelle zu viel berichtet.

Die Methoden die ich persönlich ausprobiert habe:




2. Tools


Tools für Getting Things DoneKeine Zugangsberechtigung (GTD)
  • Papier: Dazu kann ich nicht viel sagen. Ich bin gleich auf digital mit Tracks umgestiegen.
  • TracksKeine Zugangsberechtigung: Habe damit seit Ende 2014 gearbeitet.
  • Steige jetzt im Mai 2016 auf ClearmindKeine Zugangsberechtigung um, um auch Mobil mein GTD-System pflegen zu können. Mit TracksKeine Zugangsberechtigung kann ich das nicht.
Tools für die Eisenhower-Methode
  • ToboTODO ein Programm, welches ich mir selbst geschrieben habe und ein Paar Jahre verwendet habe.

Tools basierend auf Prioritäten und Kategorien (suboptimal für GTD)



3. Empfehlungen für eine bessere Zeiteinteilung


Ich arbeite nun seit Ende 2014 nach GTDKeine Zugangsberechtigung und bin damit bisher sehr zufrieden, doch zuvor hatte ich mir ein paar allegemeine Notizen zum Zeitmanagement gemacht, die nach wie vor für mich gelten.

Im Stück arbeiten


Schwere Aufgaben brauchen konzentriertes Arbeiten. Beispiel Software- oder Hardware-Entwicklung. Aber auch ein Projektplan und ein Geschäftsmodell sollte wie ein Uhrwerk funktionieren. Weg mit den Störern! Nicht von Aufgabe zu Aufgabe hin und her springen! "Hast du kurz Zeit?" Bedigungslos konzentriert an einer schweren Aufgabe eine Stunde in Ruhe oder mehr arbeiten können, bring mehr als zwischen drei Telefonaten und zehn E-Mails die Aufmerksamkeit zu wechseln.

Wie stellt man fest, dass man gestört wird?

Wenn sie besser oder nur dann arbeiten können, wenn alle aus dem Büro raus sind (Abend, Nacht) oder noch nicht da sind (ganz früh am Morgen). Dann ist das ein Idikator dafür, dass sie zulassen, von aderen gestört zu werden.

Meine Methoden waren:

  • Mehrere größere Zeiträume für konzentriertes Arbeiten reservieren.
  • Diese uterbrechungsfreien Zeiträume und die Vorgehesweise mit Chef und Kollegen kommunizieren.
  • Den Menschen um Sie herum Zeit zum Verstehen geben, damit sie langsam das Verständnis dafür entwickeln, warum sie das tun. Neues wird immer skeptisch gesehen. Die Änderug braucht Selbstbewußtsein, Konsequenz und Zeit.
  • Ich habe früher ein Schild an die Tür gehängt, ab wann ich wieder verfügbar bin. Zu dieser Zeit war es so schlimm, dass ich meine Aufgaben sonst nicht hätte erledigen können. Es kamen ständig Leute rein, auch die Studenten anderer Kollegen und haben sich beraten lassen. Das war zwar ganz nett, aber jede Störung hat mich wieder aus meiner Arbeit herausgerissen. Am Ende des Tages fühlte ich mich ausgebrannt und machte noch mehr Überstunden. Das Schild an der Tür hat funktioniert. Man muss aber die ersten Wochen geduldig erklären, warum man das macht.
  • Telefon aus, E-Mail aus, Tür zu.
  • Dreiste Leute: Konsequent sein! Nicht auf die Störrer eingehen. Meistens haben sie kein Zeitmanagement und kennen einfach die schweren Folgen ihrer akuten Anfragen nicht. Leuten immer freundlich erklären, warum man das macht. Termin vereinbaren. Lasst sie zeitmanagement lernen. Störer gehen lassen. Nicht vergessen, es muss auch ausnahmen geben, wenn etwas wichtig ist. Dringend dagegen ist kein Argument. Ich gehe hier davon aus, dass sie den Untershied zwischen dringend und wichtig kennen.
  • Beim einem Vorgesetzten, der nach mehrmaligen Erklärungsversuchen kein Verständnis für das Einräumen von Arbeitszeiten ohne Unterbrechungen zeigt hat man leider schlechte Karten. Dann müssen sie auf Zuruf arbeiten und mit Unterbrechungen leben. Da hatte ich bisher zu meinem Glück gute Erfahrungen gemacht.


Zielorientiert arbeiten


  • Immer das Ziel im Auge.
  • Liste mit Aufgaben bzw. Zielen führen.
  • Liste immer aktuell halten (wahrscheinlich das Wichtigste!!!)
    • Der Tag mit einer kurzen Planung für den nächsten Tag beenden (Liste aktualisieren)
    • Der Tag mit einer kurzen Wiederholung der Planung beginnen (Liste durchgehen)
    • Konsequent die Liste pflegen. Keine Ausnahmen. Die Liste muss gepflegt werden.

Fazit


Man muss eingestehen, Zeitmanagement kostet auch etwas Zeit. Es ist eine Investition, die sich auszahlt.

Bei aller Disziplin und Konsequenz im eigenem Zeitmanagementsystem sollte man nicht vergessen, dass man ein Mensch ist. Also einfach mal gelegentlich Zeit nehmen und das auch völlig gegen jeden Plan, genau jetzt und nicht später, frei aus der Laune heraus, um einfach etwas zu tun auf das man Lust hast - und sei es Nichtstun.



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